Kosten unbesetzter Stellen: was ein leerer Arbeitsplatz kostet
Wenn eine Stelle sich nicht besetzen lässt, entsteht zunächst der Eindruck, das Unternehmen spare ein Gehalt. Tatsächlich verlagern sich die Kosten nur – in Überstunden, in verlangsamte Leistung, in die Qualität und auf die Menschen, die die Arbeit zusätzlich mittragen. Solange das niemand beziffert, wirkt der leere Platz günstiger als seine Besetzung, und die Entscheidung wird weiter aufgeschoben. Diese Seite bietet eine Methode, wie Sie Ihre eigene Zahl aufbauen. Einen konkreten Betrag nennt sie nicht.
Die vier Bestandteile
Eine Rechnung ist dann sinnvoll, wenn sie bei dem bleibt, was belegbar ist. In der Praxis bestehen die Kosten einer unbesetzten Stelle aus vier Teilen, die jeweils anders zu berechnen sind.
Entgangene oder verschobene Leistung ist der erste und meist größte Teil. Der zweite sind die Kosten der Abdeckung – Überstunden, Zuschläge, Aushilfe über eine Agentur oder Umsetzungen aus anderen Bereichen. Der dritte sind indirekte Folgen, die verzögert sichtbar werden: Fehler, Ausschuss, Terminverzug. Der vierte sind die Kosten der Rekrutierung selbst.
Entgangene Leistung beziffern
Der einfachste brauchbare Weg geht davon aus, was die Stelle je Zeiteinheit erbringt. Bei einer Produktionsstelle ist das üblicherweise ein Anteil am Produktionsvolumen, bei einer Vertriebsrolle der Wert bearbeiteter Aufträge, bei einer technischen Position aufgeschobene Projekte.
Entscheidend ist die Unterscheidung, ob Leistung tatsächlich verloren geht oder nur später erbracht wird. Ein Auftrag, den das Unternehmen später nachholt, ist nicht dasselbe wie eine nicht geleistete Schicht. Diese Unterscheidung ist für die Glaubwürdigkeit der Rechnung wichtiger als Genauigkeit bis auf die Krone – eine überhöhte Rechnung verliert im ersten Gespräch ihre Wirkung.
Abdeckungskosten sind am leichtesten zu belegen
Dieser Teil ist der am besten belegbare der ganzen Rechnung, weil er bereits verbucht ist. Sie benötigen die Überstunden, Zuschläge oder Agenturstunden, die auf die Abdeckung der unbesetzten Stelle entfallen.
Rechtlicher Rahmen: Zuschläge für Überstunden, Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit regelt das tschechische Arbeitsgesetzbuch; die konkreten Sätze und die Grenzen der Überstundenarbeit ergeben sich aus der geltenden Fassung. In die Rechnung gehören die tatsächlich ausgezahlten Beträge aus Ihrer Lohnbuchhaltung, nicht allgemeine Sätze.
Indirekte Folgen: vorsichtig rechnen, aber nicht weglassen
Indirekte Folgen sind am schwersten messbar und zugleich oft am teuersten. Ein überlastetes Team macht mehr Fehler, der Ausschuss steigt, Termine verschieben sich, und im Extremfall gehen die Menschen, die den Ausfall aufgefangen haben.
Empfehlenswert ist, keine Genauigkeit anzustreben, sondern mit einer Spanne zu arbeiten: Welche Auswirkung ist beim aktuellen Stand die kleinste vorstellbare, welche die größte. Eine Spanne ist ehrlicher als eine einzelne Zahl und reicht für die Entscheidung meist aus, weil sie die Größenordnung zeigt.
Was Sie vermeiden sollten
Der häufigste Fehler ist ein übernommenes allgemeines Vielfaches des Jahresgehalts. Solche Zahlen kursieren, beziehen sich aber nicht auf Ihren Betrieb und halten dem ersten Gespräch mit der Finanzabteilung nicht stand.
Der zweite Fehler ist die Doppelzählung – etwa den vollen Leistungsausfall und zugleich die Überstunden anzusetzen, mit denen dieselbe Leistung abgedeckt wurde. Entweder wurde die Arbeit nicht erbracht, oder sie wurde teurer erbracht; beides zugleich gilt nicht.
Personal anfragen Die Kosten einer Stelle können Sie im Rechner modellieren. Wenn es um eine konkrete Besetzung geht, beschreiben Sie sie uns.