Když se pozice nedaří obsadit, bývá prvním dojmem, že firma zatím šetří mzdu. Ve skutečnosti se náklad jen přesouvá jinam – do přesčasů, do zpomaleného výkonu, do kvality a do zatížení lidí, kteří práci pokrývají navíc. Dokud tento náklad nikdo nevyčíslí, vypadá prázdné místo levněji než jeho obsazení, a rozhodnutí o náboru se odkládá. Tato stránka nabízí metodu, jak si vlastní číslo sestavit. Žádnou konkrétní částku ani obecný násobek mzdy zde neuvádíme – všechny vstupy pocházejí z dat vašeho provozu, protože jen ta jsou pro vaše rozhodnutí použitelná.
Čtyři složky, ze kterých se náklad skládá
Propočet je smysluplný, když se drží toho, co lze doložit. V praxi se náklad neobsazené pozice skládá ze čtyř částí, z nichž každá se počítá jinak.
Ztracený nebo odložený výkon je první a obvykle největší. Druhou tvoří náklady na pokrytí – přesčasy, příplatky, agenturní výpomoc nebo přesuny lidí z jiných pracovišť. Třetí jsou nepřímé dopady, které se projeví se zpožděním: chybovost, zmetkovitost, skluz termínů, přetížení zbylých lidí. Čtvrtou jsou vlastní náklady náboru, které se s délkou obsazování opakují.
- Ztracený nebo odložený výkon
- Náklady na dočasné pokrytí (přesčasy, příplatky, výpomoc)
- Nepřímé dopady na kvalitu, termíny a zbytek týmu
- Opakované náklady vlastního náboru
Jak vyčíslit ztracený výkon
Nejjednodušší použitelný postup vychází z toho, co dané pracovní místo za jednotku času přináší. U výrobní pozice je to obvykle podíl na objemu výroby, u obchodní role hodnota zpracovaných zakázek, u technické pozice odložené projekty.
Klíčové je rozlišit, zda výkon skutečně mizí, nebo se jen odkládá. Odložená zakázka, kterou firma stihne později, není totéž jako neodvedená směna. Toto rozlišení je pro věrohodnost propočtu důležitější než přesnost na koruny – nadhodnocený propočet ztratí důvěru vedení stejně rychle jako žádný.
Náklady na pokrytí se dají doložit nejsnáz
Tato část je z celého propočtu nejlépe doložitelná, protože už je zaúčtovaná. Stačí zjistit, kolik přesčasových hodin, příplatků nebo agenturních hodin připadá na pokrytí neobsazeného místa.
PRÁVNÍ RÁMEC: příplatky za práci přesčas, v noci, o víkendu a ve svátek stanoví zákoník práce; jejich konkrétní výše i limity práce přesčas vycházejí z platné úpravy. Do propočtu patří skutečně vyplacené částky z vašeho mzdového systému, nikoli obecné sazby.
Samotnou strukturu mzdových nákladů na pracovní místo si můžete namodelovat v kalkulačce, která pracuje s pravidly platnými v ČR.
Nepřímé dopady: počítat opatrně, ale nevynechávat
Nepřímé dopady jsou nejhůř měřitelné a zároveň často nejdražší. Přetížený tým dělá víc chyb, roste zmetkovitost, klouzají termíny a v krajním případě začnou odcházet lidé, kteří výpadek pokrývali.
Doporučený postup je nepokoušet se o přesnost, ale pracovat s rozpětím: jaký dopad je při současném stavu nejmenší představitelný a jaký největší. Rozpětí je poctivější než jediné číslo a pro rozhodování obvykle stačí, protože ukáže řádovou velikost.
K čemu je propočet dobrý
Vyčíslení neslouží k tomu, aby se nábor za každou cenu zrychlil. Slouží k tomu, aby se rozhodovalo o srovnatelných věcech.
Jakmile je náklad prázdného místa známý, dá se srovnat s náklady jednotlivých cest obsazení – s vyšší nabízenou mzdou, s náklady na zaškolení někoho méně zkušeného, s cenou agenturního zaměstnávání nebo s dopadem odloženého náběhu. Bez tohoto čísla se všechny tyto možnosti jeví jako výdaj, zatímco setrvalý stav vypadá zdarma.
- Srovnání s náklady jednotlivých cest obsazení
- Podklad pro rozhodnutí o úpravě podmínek pozice
- Argument pro dřívější zahájení náboru u plánovaných potřeb
- Podklad pro rozhodnutí o zastupitelnosti a rezervě
Čemu se v propočtu vyhnout
Nejčastější chybou je použít převzatý obecný násobek roční mzdy. Taková čísla kolují, ale nevztahují se k vašemu provozu a při první diskusi s finančním oddělením neobstojí.
Druhou chybou je dvojí započtení – například vykázat současně plnou ztrátu výkonu i náklady na přesčasy, kterými byl tentýž výkon pokryt. Buď se výkon neodvedl, nebo se odvedl dráž; obojí zároveň neplatí.
Časté dotazy
Kolik stojí neobsazená pozice?
Univerzální částka neexistuje a neuvádíme ji. Náklad závisí na tom, co dané místo přináší, jak se výpadek pokrývá a jak dlouho trvá. Stránka popisuje metodu, jak si vlastní číslo sestavit z dat vašeho provozu.
Dá se použít obecný násobek roční mzdy?
Nedoporučujeme to. Takové násobky se nevztahují ke konkrétnímu provozu a při obhajobě rozpočtu neobstojí. Vlastní propočet ze čtyř složek je průkaznější, i když je hrubý.
Jak zahrnout dopady na kvalitu a termíny?
Nejlépe rozpětím od nejmenšího po největší představitelný dopad, nikoli jedním číslem. Rozpětí je poctivější a pro rozhodování zpravidla dostačuje, protože ukáže řádovou velikost.
Souvisí to s náklady na zaměstnance?
Ano, ale jde o opačnou stranu rovnice. Náklady na zaměstnance popisují, co stojí obsazené místo; tato stránka to, co stojí místo prázdné. Pro rozhodnutí jsou potřeba obě čísla.
Metodika
Metodika a zdroje:
- Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce – Sbírka zákonů ČR
- Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) – MPSV ČR
- Český statistický úřad (ČSÚ) – ČSÚ
- Informační systém o průměrném výdělku (ISPV) – MPSV ČR
- Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) – ČSSZ
Informace na této stránce jsou obecné a nepředstavují právní poradenství. Konkrétní podmínky se mohou měnit podle aktuální legislativy, typu pracovního poměru a individuální situace.
Redakčně zpracovala redakce TalentPartnerID na základě oficiálních zdrojů uvedených výše. Obsah je obecná informace, nikoli individuální právní poradenství. Přečtěte si naše redakční zásady a zdroje.